FAQ

FP Sign peut être utilisé pour signer des fichiers PDF, y compris PDF/A-1b et divers formats PDF/A-3. La lisibilité est ainsi garantie pour une durée de conservation allant jusqu'à 110 ans et les documents affichent immédiatement une modification ultérieure par le biais de la signature (protection d'intégration). Les documents signés avec FP Sign peuvent ensuite être archivés de manière sécurisée et conforme à GoBD et répondre à toutes les exigences légales de conservation des documents.

Pour appliquer une signature avancée ou qualifiée à un document à l'aide de FP Sign, il existe plusieurs options :

a) La signature électronique qualifiée (qeS)

La signature électronique qualifiée est le niveau de signature le plus élevé et le plus sûr en Europe. Si l'utilisateur dispose déjà d'une unité de signature électronique qualifiée, l'application FP Sign Client peut être utilisée pour créer la signature à l'aide du matériel et du certificat de clé qualifié (émis par un centre de confiance sous forme de certificat eSeal ou personnel). Mentana-Claimsoft assiste les entreprises dans l'acquisition de matériel de signature électronique qualifié auprès d'un centre de confiance.

Si l'utilisateur ne dispose pas encore de sa propre signature électronique qualifiée, il peut contacter un intermédiaire tel que Mentana-Claimsoft et donner une procuration. Grâce à cette procuration, les experts en signature de Mentana-Claimsoft peuvent générer une signature intermédiaire au nom de l'utilisateur.

b) La signature avancée

Les utilisateurs qui n'ont pas encore de certificat de signature avancé peuvent l'acheter chez Mentana-Claimsoft. La signature avancée assure à l'expéditeur et au destinataire la même intégrité (immuabilité) que la signature électronique qualifiée - mais à un niveau de sécurité inférieur, par exemple par simple vérification du mot de passe. Pour la plupart des documents, la signature avancée est juridiquement valable en France.

Le destinataire a plusieurs options.

a) il peut rejeter la signature d'un document et motiver son refus

b) Si, par exemple, des modifications ultérieures doivent être insérées dans un contrat, le destinataire peut insérer des corrections dans le document à signer et télécharger le nouveau PDF, le signer et le renvoyer à l'expéditeur pour une nouvelle signature.

c) Via FP Sign, il est également possible d'échanger des fichiers PDF inscriptibles, tels que ceux utilisés comme questionnaires. Les questionnaires préremplis peuvent être traités par le destinataire dans le document, signés et retournés à l'expéditeur via FP Sign.

FP Sign répond aux exigences de la norme européenne eIDAS, en vigueur depuis le 1er juillet 2016, pour les signatures PaDES utilisées (ETSI TS 119 142-1 ou DIN EN 319 142-1:2016-08). le règlement eIDAS offre aux utilisateurs le grand avantage de la protection juridique dans toute l'Europe. Les applications concrètes sont, par exemple, les relations commerciales transfrontalières. FP Sign répond également aux exigences de la loi française.

Les utilisateurs peuvent déterminer eux-mêmes le niveau de sécurité et donc la force probante et la validité juridique d'un document en sélectionnant le type de signature. Pour pouvoir présenter un document valide, lisible et juridiquement opposable, une signature avancée, qui a été créée via FP Sign, est suffisante dans de nombreux cas. La raison : FP Sign stocke l'intégralité du journal d'activité de chaque document. La validité et donc l'intégrité de la signature sont confirmées dans l'historique.

L'expéditeur spécifie le niveau de signature auquel le destinataire doit signer. Le destinataire ouvre le lien vers le document qui lui a été envoyé et peut le signer en un clic. Pour signer un document à un stade avancé, le destinataire n'a pas besoin d'être enregistré chez FP Sign ou d'avoir une licence pour FP Sign ou un logiciel spécial.

Grâce à FP Sign, les documents peuvent être signés avec la signature avancée à tout moment et à partir d'une grande variété d'appareils mobiles.

FP Sign a été développé en Allemagne par Mentana-Claimsoft GmbH, une filiale de Francotyp-Postalia Holding AG. Le groupe international coté FP, dont le siège social est à Berlin, est un expert dans le domaine du courrier sécurisé et des processus de communication numérique sécurisés. Leader du marché en Allemagne et en Autriche, le groupe FP propose des produits et services pour le traitement du courrier, la consolidation du courrier professionnel et des solutions numériques pour les entreprises et les administrations publiques dans les domaines de produits "Affranchissement et insertion", "Services de courrier" et "Logiciels". En 2016, le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 200 millions d'euros. Francotyp-Postalia est représentée dans dix pays par ses propres filiales et dans 40 autres pays par son propre réseau de distributeurs. Avec plus de 95 ans d'expérience, FP possède un ADN unique en matière de machines professionnelles, de cryptographie et de connectivité. Dans les systèmes d'affranchissement, FP détient une part de marché mondiale de plus de 10%.

Le destinataire peut être identifié par une procédure TAN mobile ou par une procédure d'identification vidéo. Dans les deux cas, l'expéditeur doit connaître l'adresse électronique et le numéro de téléphone mobile. Dans le cas de la procédure d'identification vidéo, le destinataire a besoin d'une carte d'identité ou d'un passeport valide. De cette façon, il est doublement assuré que le destinataire est le bon.

Pour signer électroniquement et échanger des documents avec FP Sign, l'expéditeur doit avoir un compte FP Sign. Cela peut déjà être intégré dans des programmes CRM ou ERP existants dans le cadre d'une solution d'entreprise. Les utilisateurs peuvent également se connecter directement via le portail www.fp-sign.com et créer un compte.